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Computer und IT NEWS

Warum ein (mit)wachsendes Warenwirtschaftssystem wertvoll ist

Die Flexibilität des Warenwirtschaftssystems ist ein geschäftskritischer Faktor. Wächst es nicht mit dem Erfolg des Unternehmens, eröffnen sich rasch Probleme statt Chancen. Wir berichten hier von den Gründungserfahrungen des Lebensmittelhändlers LCGK.

Gerade Handelsunternehmen, die mit Gütern aus den Bereichen Elektronik, Kosmetik, Lebensmittel, Möbel oder Bekleidung handeln, beliefern einerseits Einzelhändler, andererseits verkaufen sie durch den Einsatz von eCommerce Lösungen direkt an Endkunden. Viele verschiedene Absatzkanäle und demzufolge eine Vielzahl an Belegen lassen sich mit Word und Excel nicht mehr beherrschen. Egal, ob im Büro, remote von zu Hause aus, mobil oder im Kundentermin: Überwachung, Planung und Kommunikation sind zentrale Herausforderungen für den Handel, die bewältigt werden müssen.

“Erst war ich allein im Office, zwei Monate nach Gründung waren wir schon zu dritt, schnell wuchsen wir auf zehn Mitarbeiter. Als wir 200 Kunden hatten, wurde es unübersichtlich. Das Wachstum war rapide, aber die Software wuchs nicht mit. Wir hatten keine Plattform, alles lief über Papier, E-Mail, Telefon, Fax und irgendwelche Excel-Listen”, erinnert sich LCGK-Geschäftsführer Mert Philip Karpuz. Die alles beherrschende Frage des schnell wachsenden Lebensmittelhändlers aus Ludwigshafen, der heute über 400 EDEKA-Märkte sowohl mit Lebensmittel-Eigenmarken als auch mit fremden Produkten beliefert, war damals: “Wie schaffe ich es ohne viel Aufwand, alle Informationen und Prozesse an einem Ort zu sammeln?”

Flexibilität als Lösung

Technologie für 40.000 Euro, dazu Mitarbeiterschulungen, Kundentermine vor Ort und Wartungskosten für das System? Für Startups und Kleinstunternehmen ist das finanziell und organisatorisch nicht abbildbar. Ein Unternehmen aus dem schwäbischen Backnang hatte die Lösung: conesprit macht den Giganten SAP für kleine Betriebe smart und kostengünstig gefügig, monatlich abrechenbar, ohne Hardware-Investitionen – in Form des mitwachsenden Warenwirtschaftssystems SAP Business One on Azure. Diese Enterprise Resource Planning-Lösung lässt Unternehmen klein starten und ermöglicht ihnen durch ihre Skalierbarkeit spannende Wachstumschancen für die Zukunft.

Bei Start-ups und kleinen Unternehmen ist der gesamte Prozess der Auftragsabwicklung oft in einzelne Arbeitsschritte zergliedert. Diese wachsen jedoch häufig eher intuitiv und geraten, wenn das Geschäft immer erfolgreicher wird, an ihre Grenzen. Bisher in Excel eingepflegte Daten sprengen den Rahmen, werden unübersichtlich und immer anfälliger für Fehler und Datenverlust. Auch das Hinauszögern unliebsamer Arbeitsschritte wie Kommissionierung oder Bestandsaktualisierung sind nun nicht mehr möglich, ohne Gefahr zu laufen, sich zu verzetteln.

Struktur und Überblick bewahren

Denkt man erst zu diesem Zeitpunkt über die Anschaffung eines Systems nach, herrscht oft schon Chaos. Natürlich fällt es nicht leicht, sich einzugestehen, dass ein ERP-System weit besser funktioniert als die intuitiv geschaffene Arbeitsorganisation. Doch Arbeitsschritte in strukturierter Form und Reihenfolge abzuarbeiten, bedeutet nicht, Freiheit wegzunehmen, sondern neuen Freiraum zu schaffen. Denn unterm Strich spart man sich dadurch nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Frust und Nerven.

Je mehr Kunden und Bestellungen, desto größer die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Genau hier hilft SAP Business One, da es alle wichtigen Informationen aus Vertrieb, Kundenmanagement, operativem Geschäft und Finanzmanagement zusammenführt und sie allen Schlüsselstellen des Unternehmens zu jeder Zeit zur Verfügung stellt. Das vollintegrierte System garantiert zuverlässige Daten, geringe Fehlerquoten und demzufolge sinkende Kosten.

Gemeinsamer Zähler und Nenner

Das ERP-System lässt alle relevanten Unternehmensdaten zentral über Dashboards managen. Es ermöglicht eine detaillierte Berichterstellung auf Basis von Echtzeitdaten wahlweise individuell oder anhand zeitsparender und standardisierter Vorlagen. Die SAP Business One Sales App für Tablets und Smartphones ermöglicht dem Vertrieb Zugriff auf alle Stammdaten in Echtzeit – ohne Ortsgebundenheit. Noch im Termin mit dem Kunden können unmittelbar Angebote und Aufträge angelegt und nahtlos vom Außendienst an den Innendienst weitergegeben werden. Lagerbestand, Lieferungen und Rechnungen lassen sich stets topaktuell einsehen.

“Es gibt jetzt einen gemeinsamen Hub an Informationen für alle. Anhand des SAP Business One-Dashboards beispielsweise sieht der Vertrieb sofort, was gerade auf Lager ist. Ich kann mir alle benötigten Informationen schnell zusammenklicken. Der Logistiker kann sich die offenen Aufträge nach Gebiet auflisten lassen und der Vertriebsleiter kann jederzeit die vertriebsrelevanten Daten einsehen: Welcher Mitarbeiter hat wie viel Umsatz gemacht? Wo hängt es? Wir sehen in Echtzeit, wo wir stehen. So können wir sofort reagieren, viel besser planen und steuern”, erläutert Karpuz.

Immer weiter – durch die Cloud

Obwohl der Erschließung weiterer Marktplätze durch die bereits vorhandenen Artikelstammdaten theoretisch nichts im Weg steht, nutzen erfahrungsgemäß viele Unternehmen keinen oder nur einen Online-Marktplatz. Mit dem Integrationshub von SAP Business One ist eine Anbindung von Online-Marktplätzen wie bspw. Shopify, Magento und WooCommerce bereits im Standard enthalten. Zudem lassen sich Artikel benutzerfreundlich und homogen einpflegen. Und zahlt ein Kunde nicht, unterstützt der eingebaute Mahnungsassistent von SAP Business One mit bis zu drei Erinnerungsstufen.

Mehr unter www.conesprit.de und https://business-one-consulting.com/sap-business-one-cloud/.

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